Wyjaśnienia treści Specyfikacji Warunków Zamówienia stanowią jednocześnie bardzo istotną, jak i często marginalizowaną czynność w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Tymczasem może od niej zależeć zarówno być albo nie być wykonawcy w dalszym postępowaniu (z uwagi na postawienie przez zamawiającego warunków udziału lub warunków zamówienia uniemożliwiających dalszy udział wykonawcy w postępowaniu) jak również sposób realizacji zamówienia w ramach umowy zawieranej między zamawiającym a wykonawcą.

Z artykułu uzyskasz informację:

1. jakie są terminy na złożenie wniosków o wyjaśnienie SWZ,
2. kiedy zamawiający ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na wniosek,
3. dlaczego umiejętne sformułowanie wniosku o wyjaśnienia ma wpływ na dalszy przebieg postępowania.

Terminy składania wniosków/pytań o wyjaśnienie SWZ

Termin na złożenie wniosku o udzielnie wyjaśnień SWZ jest determinowany rodzajem i trybem postępowania o udzielenie zamówienia (co zostało opisane w ramach poprzedniego artykułu dostępnego pod linkiem).

W ramach postępowania „krajowego” prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji wniosek powinien zostać przekazany nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. W taki przypadku zamawiający obowiązany jest udzielić odpowiedzi nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.

W przypadku postępowania „unijnego” (o wartości przekraczającej progi unijne) prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wniosek powinien zostać przekazany nie później niż na 14 dni przed upływem terminu składania ofert (w wypadku skorzystania przez zamawiającego ze skróconego terminu składania ofert – nie później niż na 7 dni przed upływem terminu składania ofert). W taki przypadku zamawiający obowiązany jest udzielić odpowiedzi nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert (w wypadku skorzystania przez zamawiającego ze skróconego terminu składania ofert – nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert).

Podobnie, jeśli chodzi o postępowanie „unijne” prowadzone w trybie przetargu ograniczonego wniosek powinien zostać przekazany nie później niż na 14 dni przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (w wypadku skorzystania przez zamawiającego ze skróconego terminu składania wniosków o dopuszczenie – nie później niż na 7 dni przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu). W taki przypadku zamawiający obowiązany jest udzielić odpowiedzi nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (w wypadku skorzystania przez zamawiającego ze skróconego terminu składania wniosków o dopuszczenie – nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Należy pamiętać, że we wszystkich ww. przypadkach termin składania wniosków o wyjaśnienia nie ulega wydłużeniu niezależenie od okoliczności, w tym nawet w przypadku, gdy konsekwencją wniosku będzie przedłużenie terminu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia, bez ujawniania źródła zapytania, na stronie internetowej prowadzonego postępowania (zasadniczo na platformie zakupowej). Zamawiający może również zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ.

Jak liczyć upływ terminu na złożenie wniosku?

W praktyce (w szczególności w zakresie stosowania starej ustawy Pzp) pojawiało się wiele wątpliwości dotyczących sposób liczenia terminu na złożenie wniosku, w szczególności w kwestii uwzględnienia przy liczeniu terminu samego dnia otwarcia ofert oraz wypadania ostatniego dnia na złożenie wniosku w sobotę lub dzień wolny od pracy.

Ta ostatnia wątpliwość została prawdopodobnie ostatecznie rozstrzygnięta w komentarzu Urzędu Zamówień Publicznych do ustawy Pzp. Zgodnie z treścią komentarza od dnia składania ofert należy odjąć odpowiednią dla danej procedury liczbę dni wymaganą dla rozpatrzenia wniosku. Następnie wskazano, że:

Powstała w ten sposób data (tożsama w zakresie nazwy dnia tygodnia z datą składania ofert) musi być jeszcze skonfrontowana z przepisem art. 115 Kc, zgodnie z którym, jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. (…)

Ponieważ Pzp nie reguluje w sposób szczególny początku i końca dnia, zgodnie z art. 111 § 1 Kc w zw. z art. 8 ust. 1 Pzp termin upłynie o północy ostatniego dnia terminu.

Przykład. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego dzień składania ofert przypada na 1 lipca. Punktem na osi czasu wyznaczającym upływ terminu na złożenie przez wykonawcę wniosku o wyjaśnienie treści SWZ, na który zamawiający jest zobowiązany udzielić odpowiedzi, przypada na 17 czerwca (14 dni wstecz od dnia składania ofert, bez wliczenia tego dnia, dzień tygodnia o tej samej nazwie). Jeżeli dzień 17 czerwca przypadnie na sobotę, niedzielę lub święto, złożenie wniosku w dniu następnym, tj. 18 czerwca (lub kolejnym w przypadku zbiegu soboty, niedzieli lub świąt), nastąpi z zachowaniem terminu,o którym mowa w art. 135 ust. 2 Pzp.

Konsekwencje uchybienia terminu przez wykonawcę i zamawiającego

Uchybienie terminom przytoczonym powyżej nie stanowi w konsekwencji definitywnego braku możliwości złożenia wniosku o wyjaśnienia SWZ. Wykonawca może złożyć taki wniosek, niemniej zamawiający nie ma obowiązku na niego odpowiedzieć. W konsekwencji uzyskanie odpowiedzi na wniosek złożony po terminie będzie zależne od uznaniowej decyzji zamawiającego. Częstokroć zamawiający decydują się na udzielenie odpowiedzi na wniosek mimo upływu ustawowego terminu na złożenie wniosku, aby nie tylko rozwiać wątpliwości wykonawców co do treści SWZ, ale również uniknąć wad mogących prowadzić nawet do unieważnienia postępowania.

Ustawodawca przewidział również konsekwencje związane z brakiem udzielenia przez zamawiającego odpowiedzi na wniosek złożony przez wykonawcę w terminie. Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w wyznaczonych dla niego terminach, przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert/wniosków o dopuszczenie do postępowania.

Doniosłość wniosku o wyjaśnienie SWZ

W przypadku trybów przetargowych kształtowanie treści SWZ jest możliwe wyłącznie na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Treść SWZ oraz istotnych elementów projektowanych postanowień umowy jest wiążąca zarówno dla wykonawców, jak i dla zamawiającego na dalszych etapach postępowania o udzielenie zamówienia. Otwarcie ofert/wniosków o dopuszczenie do postępowania stanowi bowiem czynność faktyczną, nie podlegającą powtórzeniu. Dlatego zmiana treści SWZ po upływie terminu składania ofert/wniosków o dopuszczenie jest niedopuszczalna, a ewentualne błędy w dokumentacji w skrajnych przypadkach mogą doprowadzić do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Powyższe wynika z licznego orzecznictwa KIO m.in. wyroku KIO z dnia 14 kwietnia 2023 r., KIO 839/23: Jeśli wykonawcy mieli jakiekolwiek wątpliwości co do tego, w jaki sposób zapisy te należy interpretować i poszczególne ceny wyliczyć, mieli możliwość zwrócenia się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Jeśli tego nie zrobili, zapisy te stały się wiążące dla wszystkich i zamawiający ma obowiązek egzekwować powyższe na etapie dokonywania oceny ofert.

Co istotne nie należy utożsamiać terminów do złożenia wniosków o wyjaśnienia SWZ z terminami na złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie kwestionowania zapisów SWZ. W tym ostatnim przypadku terminy na złożenie odwołania kształtują się odmiennie od terminów na złożenie wniosku o wyjaśnienia SWZ.

Podsumowując rozważania artykułu:

1. termin na złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SWZ zależy od rodzaju i trybu postępowania i został ustalony odpowiednio dla: postępowania krajowego w trybie podstawowym bez negocjacji – nie później niż 4 dni przed upływem terminu składania ofert; postępowania unijnego w trybie przetargu nieograniczonego – nie później niż 14 dni przed upływem terminu składania ofert;  postępowania unijnego w trybie przetargu ograniczonego – 14 dni przed upływem terminu składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
2. termin ten nie ulega wydłużeniu w razie przedłużenia terminu składania ofert/wniosków o udzielenie zamówienia,
3. uchybienie terminu nie powoduje niemożliwości złożenia wniosku, ale zamawiający nie ma obowiązku wniosku ustosunkowania się do wniosku,
4. wniosek może mieć doniosłe znaczenie, ponieważ zmiany ogłoszenia o zamówieniu, SWZ oraz istotnych postanowień umowy są niedopuszczalna po otworzeniu ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Kancelaria Radcy Prawnego Damian Petz służy pomocą w przygotowaniu wniosków o wyjaśnienia SWZ jak również w przygotowaniu odpowiedzi na wnioski o wyjaśnienia złożone przez wykonawców.