Wniosek o udostępnienie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a właściwie udostępnienia protokołu postępowania z załącznikami (m.in. oferty, dokumenty podmiotowe) to w wielu przypadkach kluczowa czynność poprzedzająca złożenie odwołania do KIO. O ile o przyczynach odrzucenia oferty czy punktacji uzyskanej w ramach kryteriów oceny ofert zamawiający informuje z urzędu wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu, to weryfikacja większość dokumentów konkurencji wymaga ich uprzedniego uzyskania na wniosek zainteresowanego wykonawcy. Nie wszystkie dokumenty można jedna uzyskać w dowolnym momencie postępowania. Kiedy zatem należy o nie wnioskować?

Z artykułu dowiesz się:

1. Kiedy zawnioskować o określone dokumenty postępowania o udzielenie zamówienia,
2. Jak złożyć wniosek o dokumentację postępowania,
3. Dlaczego szybkie zawnioskowanie o uzyskanie dokumentacji jest istotne.

Protokół postępowania

Dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy dokumenty podmiotowe wykonawców stanowią załączniki do protokołu postępowania. Protokół postępowania to obowiązkowy element postępowania, w którym zamawiający na bieżąco dokumentuje przebieg procedury zamówieniowej. Na załączniki do protokołu postępowania składają się nie tylko oferty i podmiotowe środki dowodowe, ale również opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Ustawodawca wymaga od zamawiającego wskazania w protokole co najmniej informacji wymaganych w ustawie Pzp, w tym m.in. przedmiotu i wartości zamówienia czy informacji o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych i ich uczestnikach. Powyższe informacje stanowią pierwszy pretekst do wystąpienia o udostępnienie protokołu postępowania już na etapie składania ofert. Protokół postępowania zawiera informacje o wartości szacunkowej zamówienia oraz ewentualnych podstawach jego ustalenia, co na tym etapie postępowania może stanowić punkt odniesienia do skalkulowania ceny w ofercie wykonawcy ubiegającego się o uzyskanie zamówienia (nie oznacza to jednak, że kwota przeznaczona na realizację zamówienia podawana bezpośrednio przed otwarciem ofert będzie każdorazowo odpowiadała wartości szacunkowej powiększonej o podatek VAT, o czym mowa w niniejszym artykule). Wniosek o udostępnienie samego protokołu (bez załączników) nie jest objęty żadnym ograniczeniem czasowym, zatem na potrzeby uzyskania ww. informacji można z nim wystąpić już na etapie składania ofert (a przed ich otwarciem).

Załączniki do protokołu postępowania

Ustawa Pzp wskazuje, że protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek, przy czym udostępnienie załączników do postępowania następuje po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania. Jednocześnie przewidziano wyjątek dotyczący ofert z załącznikami, które zamawiający udostępnia niezwłocznie po ich otwarciu, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert. Drugi wyjątek dotyczy udostępnienia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami, co następuje najwcześniej od dnia poinformowania o wynikach oceny tych wniosków.

Z powyższego wynika, że:

1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami – udostępnia się na wniosek wykonawcy, od dnia poinformowania o wynikach oceny wniosków o dopuszczenie do udziału,
2. Oferty konkurencyjne wraz z załącznikami (m.in. JEDZem, przedmiotowymi środkami dowodowymi, oświadczeniem o udostępnieniu zasobów, oświadczeniem o podziale zadań między współwykonawcami) – udostępnia się na wniosek wykonawcy, w dniu otwarcia ofert i nie później niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia,
3. Inne załączniki do protokołu postępowania (m.in. podmiotowe środki dowodowe, wyjaśnienia ceny, dalszą korespondencję wykonawcy z zamawiającym) – udostępnia się na wniosek wykonawcy, po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania.

Ponadto, we wszystkich powyższych przypadkach obowiązuje zasada, że nie udostępnia się informacji, które mają charakter poufny, w tym przekazywanych w toku negocjacji lub dialogu. Ma to znaczenie w kontekście zastrzeżenia przez wykonawcę informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, którego zasadność podlega weryfikacji przez zamawiającego, jak również może być kwestionowane w ramach odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Powyższe zasady wyznaczają początkowe terminy uzyskania poszczególnych dokumentów składających się na protokół postępowania z załącznikami. Nie ma zatem przeciwskazań aby wykonawca wystąpił z wniosek o określone dokumenty wielokrotnie czy wnioskował na późniejszym etapie postępowania o udostępnienie dokumentów, których uzyskanie możliwe było wcześniej (np. wykonawca może wnioskować o udostępnienie ofert z załącznikami po wyborze najkorzystniejszej oferty, mimo, że taka możliwość istniała już powyższym zakresie po otwarciu ofert). Natomiast zamawiający udostępnia na wniosek wykonawcy dokumenty postępowania w takim zakresie, w jakim jest zobowiązany przepisami ustawy Pzp.

Sposób złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji

Złożenie wniosku o udostępnienie dokumentacji postępowania nie jest wymagane na określonym wzorze czy z zachowaniem określonej treści. Wniosek powinien skonkretyzować udostępnienia jakich dokumentów wykonawca oczekuje od zamawiającego.

Wniosek powinien zostać jednak złożony drogą wymaganą przez zamawiającego w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Na ogół będzie to możliwe poprzez odpowiedni formularz do komunikacji z zamawiającym na platformie zakupowej, za pośrednictwem której prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Bywają również przypadki, w których zamawiający przewiduje komunikację z wykonawcami (w tym składanie wniosków o udostępnienie dokumentacji)  w formie mailowej, na wskazany w SWZ adres e-mail.

Istotność szybkiego zawnioskowanie o udostępnienie dokumentacji

Warto podkreślić, że moment wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji postępowania ma istotne znaczenie w kontekście kwestionowania czynności zamawiającego i możliwości ich zaskarżenia do Krajowej Izby Odwoławczej. Terminy na złożenie odwołania do KIO są stosunkowo krótki (np. w przypadku postępowania krajowego w trybie podstawowym – wynosi on 5 dni od dnia przekazania informacji o wyniku postępowania), tymczasem uzyskanie i weryfikacja dokumentów złożonych przez wykonawcę konkurencyjnego nie będzie możliwa bez uprzedniego zawnioskowania do zamawiającego o ich udostępnienie. Udzielenie odpowiedzi na wniosek potrafi zająć zamawiającemu nawet do kilku dni, co może w praktyce jeszcze bardziej ograniczyć termin na weryfikację dokumentów i przygotowanie odwołania. Warto zatem wnioskować o udostępnienie określonych dokumentów niezwłocznie po uzyskaniu takiej możliwości (np. jeszcze w dniu poinformowania o wyniku postępowania), jak również wielokrotnie w takim zakresie, w jakim wniosek jest zasadny na danym etapie postępowania (np. jeśli ustawa daje możliwość uzyskania ofert z załącznikami od dnia otwarcia ofert, zasadne będzie niezwłoczne złożenie wniosku w zakresie udostępnienia ofert konkurencyjnych po ich otwarciu, nie czekając z tym do momentu wyboru oferty najkorzystniejszej).

Rekapitulując rozważania artykułu:

1. Wniosek o udostępnienie protokołu postępowania (bez załączników) można złożyć już na etapie składania ofert,
2. Udostępnienie ofert z załącznikami powinno nastąpić na wniosek wykonawcy, niezwłocznie po ich otwarciu, a zamawiający powinien je udostępnić nie później niż 3 dni po ich otwarciu,
3. Udostępnienie dokumentów wykonawców konkurencyjnych innych niż oferty lub wnioski o dopuszczenie do postępowanie (np. dokumentów podmiotowych, wyjaśnień ceny, dalszej korespondencji między wykonawcą a zamawiającym) powinno nastąpić na wniosek wykonawcy, po przekazaniu informacji o wynikach postępowania,
4. Treść wniosku o udostępnienie dokumentacji nie jest ustawowo określona, natomiast powinien on zostać złożonych w sposób wymagany w SWZ przez zamawiającego do prowadzenia z nim komunikacji (na ogół poprzez odpowiedni formularz na platformie zakupowej, na której prowadzone jest postępowanie),

Szybkie zawnioskowanie o udostępnienie dokumentacji ma istotne znacznie w kontekście weryfikacji dokumentów i złożenia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej (udostępnienie dokumentacji potrafi w skrajnych przypadkach zająć do kilku dni).