Zamówienie publiczne udzielane jest na podstawie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Na tym najprościej byłoby zakończyć dyskusję i się rozejść. Sprawa nie jest jednak taka prosta, a brak wiedzy co do rodzaju postępowania może okazać się brzemienny w skutkach.

Z dużego obrazka postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dzielimy przede wszystkim na:

1. postępowania „regulaminowe”,
2. postępowania krajowe,
3. postępowania unijne.

Stosowanie przepisów ustawy Pzp

Pierwszy rodzaj postępowania od drugiego i trzeciego różni się przede wszystkim tym, że nie jest prowadzony w oparciu o przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Jest to o tyle istotne, że postępowanie prowadzone na podstawie przepisów Pzp wyróżnia się znacznym stopniem sformalizowania. Ustawa Pzp przewiduje szereg obowiązków zarówno po stronie zamawiającego, jak i startujących w postępowaniu wykonawców. Brak spełnienia formalności dla wykonawcy może oznaczać pożegnanie z dalszym ubieganiem się o uzyskanie zamówienia, za to po stronie zamawiającego – z podnoszeniem naruszeń procedury przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Potoczne określenie postępowanie „regulaminowe” wzięło się z faktu, że postępowanie takie odbywają się w wielu przypadkach na podstawie wewnętrznego regulaminu zamawiającego. Zamawiający nie ma w przypadku takiego postępowania obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp.

Czy oznacza to, że zamawiający nie może w ramach takiego postępowania stosować regulacji wynikających z ustawy Pzp? Nie – zamawiający zawsze ma taką możliwość. Nie jest to jednak obowiązek, ale możliwość. Może on ustanowić w postępowaniu regulaminowym warunki udziału i wymagać w celu wykazania ich spełnienia określonych dokumentów.

Istotne są z kolei skutki braku obowiązku stosowania do postępowań regulaminowych przepisów ustawy Pzp. Wykonawcy chcącemu zakwestionować przebieg lub wynik postępowania regulaminowego nie przysługują środki ochrony prawnej wynikające z ustawy Pzp – przede wszystkim nie przysługuje uprawnienie do wniesienia odwołanie do KIO czy w dalszej kolejności skargi od wyroku KIO. Wykonawca może w ramach postępowania regulaminowego oprotestować jego przebieg w ramach nieformalnego pisma, które nie musi spotkać się z aprobatą zamawiającego.

Brak obowiązku stosowania w postępowaniach regulaminowych przepisów ustawy Pzp nie oznaczana, że zamawiający nie ma obowiązku zapewnienia zgodności z innymi przepisami obowiązującego prawa – m.in. umowa zawierana w konsekwencji rozstrzygnięcia postępowania regulaminowego powinna być zgodna z przepisami Kodeksu Cywilnego. Jeżeli zamówienie jest dofinansowane ze środków zewnętrznych – zamawiający powinien również zadbać o zgodność z odpowiednimi przepisami regulującymi dofinansowanie.

Progi stosowania odpowiednich przepisów ustawy Pzp

Próg stosowania do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przepisów ustawy Pzp stanowi zasadniczo prób wartościowy, który aktualnie wynosi 130 000,00 złotych NETTO (bez podatku VAT) ALE…

do postępowań wszczętych po 1 stycznia 2026 roku będzie miał zastosowanie nowy próg wartościowy – wynoszący 170 000,00 złotych NETTO.

O ile stwierdzenie, że mamy do czynienia z postępowaniem regulaminowym czy z postępowaniem krajowym nie powoduje większych problemów (jeden próg wartościowy), to już rozróżnienie progów stosowania postępowania krajowego od postępowania o wartości przekraczającej tzw. progi unijne stanowi pewne wyzwanie. Wynika to z wielości progów wartościowych, które mają zastosowanie w zależności od:

1. rodzaju zamówienia (dla dostaw i usług próg ustalany został na poziomie setek tysięcy euro, podczas, gdy dla robót budowlanych wynosi on ponad 5 milionów euro),
2. rodzaj zamawiającego (progi dla dostaw i usług są odrębnie ustalane dla zamawiających z sektora rządowego, a inaczej dla zamawiających stanowiących instytucje samorządowe),
3. przynależności zamówienia do określonych grup (progi odmiennie ustalana są dla określonych grup zamówień wynikających z ich specyfiki tj. zamówień sektorowych czy zamówień na usługi społeczne – których progi są znacznie wyższe – od tzw. zamówień klasycznych nie sklasyfikowanych do ww. grup).

Progi wartościowe udzielania zamówień w ramach postępowania unijnego są ustalane na podstawie przepisów unijnych dyrektyw i aktualizowane zgodnie z aktami wykonawczymi Komisji Europejskiej, niemniej są one również obowiązkowo publikowane w ramach obwieszczenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zamieszczanego na stronie internetowej Urzędu. W obwieszczeniu podawane są kwoty podane w euro, jak i po ich przeliczeniu na złotówki, zgodnie z obowiązującym w tym zakresie kursem (ustalonym na lata 2024-2025 w wysokości 4,6371 zł za euro). Warto zwrócić uwagę, że zarówno progi udzielania zamówień w ramach postępowania unijnego jak i kurs ich przeliczenia na złotówki są aktualizowane w okresach dwuletnich (aktualny „cykl” kończy się 31 grudnia 2025 roku).

Z dużym dystansem należy podchodzić w szczególności do postępowań w zakresie zamówień sektorowych (dotyczących kluczowych sektorów gospodarki, dotyczących w szczególności udostępniania, utrzymania i obsługi sieci przesyłowych wodę, energię czy gaz oraz sieci transportu publicznego) oraz zamówień na tzw. usługi społeczne (m.in. usługi opiekuńcze, edukacyjne czy zdrowotne). W przypadku takich zamówień progi stosowania ustawy Pzp są znacznie wyższe od zamówień klasycznych (często nie występuje w ogóle przedział odpowiedni do prowadzenia postępowania „krajowego” i postępowanie poniżej odpowiedniego progu wartościowego prowadzone jest na podstawie wewnętrznej procedury zamawiającego).

Warto przy tym wspomnieć również, że ustawa Pzp przewiduje cały szereg wyłączenia stosowania jej zastosowania w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Mają one charakter przedmiotowy, wynikający z charakteru samego zamówienia (np. usługi badawcze i rozwojowe, nabycie własności do istniejących budynków lub nieruchomości), lub podmiotowo-przedmiotowy (np. na usługi Banku Gospodarstwa Krajowego, w zakresie zlecenia przez NBP spraw i czynności związanych z udzieleniem określonych rodzajów kredytów).

Stosowanie odpowiednich regulacji ustawy Pzp

O ile w przypadku postępowań regulaminowych zamawiający nie ma obowiązku stosowania ustawy Pzp, to postępowania krajowe odróżnia od postępowań przekraczających wartość progów unijnych zakres w jakim ustawa Pzp i jej regulacje mają zastosowanie do danego postępowania. Główne różnice w postępowaniu krajowym względem postępowania unijnego dotyczą:

1. minimalnych terminów składania ofert, zgłaszania pytań do dokumentacji postępowania, składania podmiotowych środków dowodowych – dłuższych w przypadku postępowań unijnych,
2. oświadczenie wstępne w postępowaniu krajowym względem Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia w postępowaniu unijnym,
3. obowiązek wymagania wadium w postępowaniu unijnym (w postępowaniu krajowym zależne jest to od decyzji zamawiającego),
4. dłuższe terminy związania ofertą w postępowaniach unijnych,
5. bardziej wygórowane warunki udziału w postępowaniu unijnym,
6. większa elastyczność w zakresie dopuszczalności wariantów negocjacyjnych w ramach postępowania krajowego,
7. termin na złożenie odwołania – 5 dni w postępowaniu krajowym względem 10 dni w postępowaniu unijnym.

Jak ustalić rodzaj zamówienia?

Jak odróżnić z jakim rodzajem postępowania mamy do czynienia? Ustalenie tego jest bardziej wymagającym zadaniem dla zamawiającego niż wykonawcy. Zamawiający bowiem poprzedza wszczęcie postępowania procesem szacowania wartości zamówienia. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia przekłada się następnie na próg stosowania odpowiedniego rodzaju postępowania. Dochodzą do tego różnego rodzaju pułapki jak np. konieczności oszacowania wartości wielu zadań w ramach jednego zamówienia z uwagi na ich tożsamość przedmiotową. W zależności od rodzaju zamówienia może dojść również do wyłączeń lub zastosowania specjalnych procedur jak w przypadku zamówienia na usługi społeczne, do których odpowiednie będą inne progi stosowania odpowiedniego rodzaju postępowania.

Z kolei w przypadku wykonawcy sprawa jest dużo prostsza. Po pierwsze rodzaj postępowania jest wskazywany na platformie zakupowej na której prowadzone jest postępowanie. Postępowania krajowe oznaczone są jako tryb podstawowy lub postępowanie krajowe, natomiast postępowania unijne jako przetarg nieograniczony lub właśnie postępowanie unijne. Postępowania regulaminowej lub postępowania bez stosowania ustawy Pzp są na ogół oznaczane w ten sposób w oddzielnej zakładce na platformie zakupowej.

W tym ostatnim wypadku należy zachować czujność – postępowania regulaminowe często w ogóle nie są zamieszczane na platformie zakupowej zamawiającego. Zdarza się, że zamawiający informuje o jego wszczęciu jedynie na swojej stronie internetowej lub w swoim Biuletynie Informacji Publicznej (również pod hasłem – zaproszenie do składania ofert).

Informacja o rodzaju postępowania znajduje się również w dokumentacji postępowania. Ogłoszenie o postępowaniu krajowym jest obowiązkowo publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych, natomiast ogłoszenie dotyczące postępowania unijnego publikuje się w Dzienniku Urzędowym UE (tzw. TED). W Specyfikacji Warunków Zamówienia informacja o rodzaju postępowania oznaczona jest na ogół już na wstępie SWZ przy podaniu jego nazwy oraz w informacjach podstawowych o postępowaniu stanowiących jeden z pierwszych rozdziałów ww. dokumentu.

Podsumowując rozważania w zakresie rodzajów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ważne jest aby zwrócić uwagę na poniższe kwestie:

1. Upraszczając rozważania można wyróżnić trzy rodzaje postępowań: postępowania „regulaminowe”, postępowania krajowe, postępowania unijne.
2. postępowania regulaminowe toczą się bez stosowania ustawy Pzp (przy czym zamawiający może zastosować odpowiednio niektóre jej regulacje) i nie przysługują w ich zakresie środki ochrony prawnej przewidziane w ustawie Pzp,
3. postępowania krajowe i unijne toczą się z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp i przysługują w ich ramach przewidziane w tej ustawie środki zaskarżenia (odwołanie, skarga),
4. postępowania krajowe stosuje się w postępowaniach, których wartość przekracza 130 000 złotych NETTO (od 01.01.2026 r. – jeśli przekracza 170 000 złotych NETTO),
5. próg wartościowy stosowania postępowania unijnego zależy rodzaju zamówienia, rodzaju zamawiającego oraz przynależności zamówienia do określonej grupy (zamówienia na usługi społeczne, zamówienia sektorowe),
6. progi wartościowe stosowania procedury unijnej i przelicznik kursu euro-złoty zmieniają się co dwa lata (kolejna zmiana – 01.01.2026 r.),
7. istnieją również wyłączenia od stosowania ustawy Pzp w postępowaniu mimo przekroczenia określonych progów wartościowych,
8. postępowania krajowe od postępowania unijnego różnią się m.in. długością minimalnych terminów na złożenie oferty, odwołania do KIO, obowiązku wniesienia wadium, dopuszczalności wariantów negocjacyjnych,
9. informacja o rodzaju postępowania znajduje się na platformie zakupowej i w dokumentach postępowania (ogłoszeniu i SWZ).