11 września br. ogłoszono ustawę o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Ustawa ta w założeniu ma regulować proces wydawania i udostępniania przez niezależne akredytowane jednostki certyfikatów dotyczących wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia publicznego oraz posługiwania się tymi certyfikatami w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Certyfikaty mają potwierdzać, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia oraz posiada zdolność do należytego wykonania zamówienia publicznego.

Z artykułu dowiesz się:

1. jakie informacje obejmie certyfikacja,
2. czy będzie ona obowiązkowa,
3. jak będzie przebiegał proces certyfikacji,
4. kiedy certyfikacja wchodzi w życie,
5. jakie są korzyści i wątpliwości wiążące się z jej wprowadzeniem.

Zakres certyfikacji

Certyfikaty mają stanowić zbiór informacji podmiotowych dotyczących wykonawcy. Certyfikaty mają potwierdzać, że wykonawca:

1. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia,
2. posiada zdolność do należytego wykonania zamówienia publicznego (np. określone doświadczenie, zasoby techniczne i organizacyjne, wykwalifikowaną kadrę) w zakresie objętym certyfikacją.

Certyfikacja ma zatem w założeniu potwierdzenie braku podstaw wykluczenia i posiadania zdolności wymaganych w ramach warunków udziału przez wykonawcę. Podmiot certyfikujący wydaje w efekcie przeprowadzonego procesu certyfikat, który ma w założeniu zastępować podmiotowe środki dowodowe składane wobec zamawiającego na jego wezwanie. Założeniem certyfikacji jest zatem skupienie informacji wynikających z wielu podmiotowych środków dowodowych składanych w poszczególnych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w ramach jednego dokumentu.

Certyfikacja jest udzielana, zgodnie z żądaniem wykonawcy, na okres od roku do 3 lat, licząc od dnia jej udzielenia. Okres ważności certyfikatu jest zatem dłuższy, niż w przypadku niektórych podmiotowych środków dowodowych wymienionych w rozporządzeniu (przykładowo informacja z KRK musi być sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem, a zaświadczenie z ZUS czy zaświadczenie z urzędu skarbowego – sporządzone nie wcześniej niż 3 miesięcy przed jego złożeniem).

Co istotne, w przypadku wykonawcy, wobec którego wystąpiła jedna z podstaw wykluczenia wobec której dopuszcza się przeprowadzenie samooczyszczenia, w ramach procesu certyfikacji możliwe jest przeprowadzenie przy tym procedury self-cleaningu. Jest to o tyle specyficzna sytuacja, że certyfikat zasadniczo dotyczy podmiotowej sytuacji wykonawcy i zastępuje środki dowodowe składanych na wezwanie zamawiającego. Tymczasem do złożenia oświadczenia o samooczyszczeniu dochodzi już na etapie składania ofert, wraz ze wstępnym potwierdzeniem braku wystąpienia wobec wykonawcy podstaw wykluczenia. Ponadto, skuteczność samooczyszczenia jest badana indywidualnie przez każdego zamawiającego w ramach konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Z kolei potwierdzenie skuteczności self-cleaningu w procesie certyfikacji przez podmiot certyfikujący mogłoby wyeliminować późniejszą niepewność wykonawcy co do oceny samooczyszczenia przez poszczególnych zamawiających.

Wykonawca będzie mógł składać certyfikat zamiast podmiotowych środków dowodowych, zwyczajowo składanych na wezwanie zamawiającego, mające miejsce na etapie badania i oceny ofert. Legitymowanie się przez wykonawcę certyfikatem zamiast dokumentami podmiotowymi będzie stanowiło jego uprawnienie, nie obowiązek. Wykonawca będzie mógł zatem – zgodnie ze swoim wyborem, przy okazji danego postępowania – przedłożyć jak dotychczas podmiotowe środki dowodowe. W zakresie w jakim certyfikat został przedstawiony, zamawiający nie może żądać innych podmiotowych środków dowodowych mających potwierdzić brak podstaw wykluczenia i posiadanych zdolności wykazanych w certyfikacie.

W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może natomiast dojść do weryfikacji aktualności i zgodności z rzeczywistością informacji wynikających z certyfikatu. Jeżeli wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie tej certyfikacji, lub że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji, w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może dojść do obalenia domniemania potwierdzenia braku podstaw wykluczenia i/lub spełnienia warunków udziału w postępowaniu wynikających z certyfikatu. W takim przypadku ciężar wykazania takich okoliczności leży na podmiocie kwestionującym aktualność i prawdziwość informacji wynikających z certyfikatu, w związku z toczącym się postępowaniem o udzielenie zamówienia. Ustawodawca nie wskazuje przy tym, kto może kwestionować certyfikat, przez co można domyślać się, że uprawnienie takie dotyczy zarówno zamawiającego jak i wykonawców konkurencyjnych. W takim przypadku zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień. W przypadku uznania wyjaśnień za niewystarczające zamawiający przysyła o tym informację do podmiotu certyfikującego, wykazując, że wykonawca wprowadził ten podmiot w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, lub że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji.

W przypadku potwierdzenia się okoliczności, że wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie tej certyfikacji, certyfikacja traci ważność w całości i staje się nieważny.

W przypadkach innych niż wprowadzenie w błąd podmiotu certyfikującego, podmiot ten może zawiesić certyfikat w całości lub w części, z kolei zamawiający w ramach toczącego się postępowania wzywa wykonawcę do uzupełnienia w tym zakresie odpowiednich podmiotowych środków dowodowych.

O udzielenie certyfikacji mogą ubiegać się również wykonawcy wspólnie startujący w postępowaniach i wspólnie ubiegający się o realizację zamówienia publicznego (np. członkowie konsorcjum).

Proces certyfikacji

Proces certyfikacji będzie przeprowadzany przez ustalone do tego podmioty certyfikujące na podstawie odpłatnej umowy zawieranej z takim podmiotem.

W trakcie procesu certyfikacji wykonawca przedstawia wobec podmiotu certyfikującego informacje i podmiotowe środki dowodowe, w celu wykazania braku wystąpienia przesłanek wykluczenia i potwierdzenia posiadanych zdolności (tak jak robiłby to na wezwanie zamawiającego). W przypadku przeprowadzenia w trakcie procesu certyfikacji self-cleaningu, wykonawca przedstawia podmiotowi certyfikującemu dokumenty i informacje niezbędne do przeprowadzenia samooczyszczenia. Wykonawca może również wyrazić zgodę na zwrócenie się przez podmiot certyfikujący do właściwych organów o wydanie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Minister właściwy do spraw gospodarki prowadzi w systemie teleinformatycznym, Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych. Zawiera ona dane o dane o certyfikatach (ważnych, zawieszonych i tych, które utraciły ważność). Co istotne dane (w tym ważne certyfikaty), zamieszczone w bazie certyfikacji są jawne i ogólnodostępne, a dostęp do nich jest bezpłatny. Wyjątek od zasady jawności stanowią:

1. informacji o podstawach wykluczenia w zakresie w jakim dotyczą prawomocnego skazania za przestępstwo, prawomocnego ukarania za wykroczenie oraz prawomocnie orzeczonego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne, a także zawartych porozumień, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych,
2. informacje, względem których wykonawca dokonał ich skutecznego zastrzeżenia jako tajemnicy przedsiębiorstwa w znaczeniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Termin wejścia w życie regulacji

Ustawa o certyfikacji wykonawców wejdzie w życie po upływie 10 miesięcy od dnia ogłoszenia tj. z dniem 12 lipca 2026 r.

Przewidziano również, że niektóre przepisy wejdą w życie dopiero po upływie 4 lat od dnia ogłoszenia, co dotyczy m.in.:

1. wprowadzenia certyfikacji kwalifikacji zawodowych i doświadczenia wykonawcy lub osób, które będą realizowały zamówienie, dotyczących zamówień na dostawy i usługi (w zakresie udzielania certyfikacji zdolności wykonawcy potwierdzającej zdolność wykonawcy do należytego wykonania zamówienia na dostawy lub usługi),
2. katalogu podmiotów certyfikujących udzielających certyfikacji „niepodlegania wykluczeniu”,
3. części procedur związanych z przeprowadzeniem certyfikacji (w tym w zakresie: treści umowy o certyfikacji, terminów przeprowadzenia procedury udzielenia certyfikacji i jej odmowy, wydania rozporządzenia określającego szczegóły procesu certyfikacji, warunków akredytacji podmiotów certyfikujących).

Z ustawy o certyfikacji wynika również, że certyfikaty będą miały odpowiednie zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, do których nie będą miały zastosowania przepisy ustawy Pzp.

Korzyści i wątpliwości związane z wprowadzeniem certyfikacji wykonawców

Na stronach Ministerstwa Technologii i Rozwoju można przeczytać, że z certyfikacji będą płynęły korzyści m.in. w postaci znacznego skrócenia czasu niezbędnego na przygotowanie oferty, obniżenie kosztów udziału w postępowaniu, skrócenie czasu weryfikacji i poprawa jej skuteczności.

Za dyskusyjne uznać należy praktyczną przydatność certyfikatów. Wielu przedsiębiorców na potrzeby składania ofert ma przygotowaną bazę/zbiór aktualnych podmiotowych środków, które jedynie wybiera i przekazuje zamawiającemu, zgodnie z jego wezwaniem.

Można zastanawiać się również, jak zostanie rozwiązana kwestia ustandaryzowania opisowego zakresu doświadczenia związanego z realizacją danego zamówienia. O ile bowiem legitymowanie się doświadczeniem przy realizacji zamówienia o określonej wartości czy ilości dostarczanych jednostek/usług nie powinno być problemowe w dopasowaniu zakresu certyfikatu względem treści warunków udziału, o tyle opisowe wymogi warunków udziału mogą być znacząco rozbieżne względem opisowego zakresu doświadczenia wskazanego w certyfikacie. Świadomość tych trudności ma sam ustawodawca oddalając o 4 lata objęcie certyfikacją doświadczenia dotyczącego usług i dostaw.

Być może certyfikacja wpłynie na obniżenie kosztów udziału w postępowaniu z uwagi na brak konieczności częstego uzyskiwania np. dokumentów z KRK. Z drugiej strony sam proces certyfikacji będzie wiązał się z zawarciem odpłatnej umowy, a koszty uzyskania certyfikatu i jego aktualizacji na ten moment nie są znane. Ponadto, legitymowanie się dokumentami podmiotowymi, których uzyskanie jest odpłatne dotyczy przede wszystkim postępowań o znacznej wartości (w szczególności o wartości przekraczającej progi unijne), w których z uwagi na skalę przedsięwzięcia koszty takie można uznać za znikome.

Dodać należy również, że nie wszyscy wykonawcy chcą ujawniać pełną wartość czy zakres zamówienia które powołują na potwierdzenie doświadczenia wymaganego w ramach warunku udziału (w szczególności jeśli chodzi o zamówienia realizowane na rzecz podmiotów prywatnych, nie publicznych), co może determinować pozostanie przy składaniu podmiotowych środków dowodowych.

Podsumowując treść artykułu:

1. Certyfikacja ma obejmować informacje wskazywane w podmiotowych środkach dowodowych – na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia i posiadania określonej zdolności do realizacji zamówienia.
2. W ramach certyfikacji będzie można również przeprowadzić procedurę self-cleaningu w przypadku wykonawcy, wobec którego doszło do wystąpienia przesłanki wykluczenia, względem której samooczyszczenie jest dopuszczalne.
3. Posługiwanie się certyfikatami w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego nie będzie obowiązkowe – wykonawca będzie mógł w całości lub w części złożyć podmiotowe środki dowodowe zamiast certyfikatu.
4. Certyfikacja będzie prowadziła do uzyskania certyfikatu potwierdzającego brak podstaw wykluczenia i/lub posiadanie zdolności w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Powyższe domniemanie będzie możliwe do obalenia w toku postępowania o udzielenie zamówienia, jak i przed KIO.
5. Certyfikacja będzie przeprowadzana na podstawie odpłatnej umowy przez akredytowane podmioty certyfikujące.
6. Informacje zawarte w ważnym certyfikacie będą zamieszczane w ogólnodostępnej bazie danych. W określonych przypadkach możliwe będzie zastrzeżenie tajności danych w certyfikacie.
7. Ustawa wchodzi w życie 12 lipca 2026 r. z wyjątkiem m.in. wprowadzenie certyfikacji kwalifikacji zawodowych i doświadczenia wykonawcy lub osób, które będą realizowały zamówienie, dotyczących zamówień na dostawy i usługi oraz części procedur związanych z przeprowadzeniem certyfikacji (wchodzących po upływie 4 lat od ogłoszenia ustawy).
8. Certyfikacja budzi wiele wątpliwości dotyczących rzeczywistych korzyści z niej płynących np. faktycznej oszczędności czasu względem kompletowania podmiotowych środków dowodowych i oszczędności kosztów względem uzyskania odpłatnych dokumentów podmiotowych. Z drugiej strony możliwość przeprowadzenia samooczyszczenia w ramach procesu certyfikacji może pozwolić uniknąć każdorazowego powtarzania tej procedury w ramach postępowań o udzielenie zamówienia i niepewności co do oceny samooczyszczenia przez poszczególnych zamawiających.