W przeważającej części postępowań o udzielenie zamówienia publicznego kryterium ceny jest decydujące w kwestii oceny ofert złożonych w postępowaniu. Nie jest zatem niespodzianką, że istotą przygotowania oferty na realizację zamówienia publicznego jest ustalenia takiej ceny ofertowej, aby nie tylko zmieścić się budżecie zamawiającego, ale również zaoferować cenę jednocześnie korzystniejszą od wykonawców konkurencyjnych, jak i zapewniającą wykonawcy zysk.

Aby zmotywować wykonawców do samodzielnego skalkulowania ceny ofertowej jedynie w oparciu o przedmiot zamówienia, podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia następuje publicznie już po upływie terminu składania ofert przez wykonawców. Powyższa kwota może z kolei różnić się zarówno od kwoty, na którą wstępnie oszacowano wartość zamówienia, jak i kwoty, jaką zamawiający ostatecznie przeznaczy na realizację zamówienia. Wbrew pozorom powyższe kwoty zasadniczo są uznawane za odrębne i niezależne od siebie oraz mają różne przeznaczenie.

Z artykułu dowiesz się jaka jest różnica między:

1. Orientacyjną wartością zamówienia,
2. Wartością szacunkową zamówienia,
3. Kwotą, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia,
4. Kwotą, jaką zamawiający przeznaczy na realizację zamówienia.

Orientacyjna wartość zamówienia

Orientacyjna wartość zamówienia jest to wartość szacunkowa, jaką zamawiający wskazuje w planach postępowań publikowanych na ogół: w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz Biuletynie Informacji Publicznej zamawiającego lub stronie internetowej zamawiającego lub jego platformie zakupowej. Jest to zasadniczo jedyna wartość zamówienia jaka zostaje ujawniona publicznie przez zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

Orientacyjna wartość jest ustalana w planach zamówień z dużym wyprzedzeniem i często skupia budżet na wiele postępowań objętych jednych projektem lub postępowań udzielanych w częściach, dlatego skalkulowanie na jej podstawie ceny ofertowej może się okazać ryzykowne. Orientacyjna wartość zamówienia stanowi kwotę netto, bez podatku od towarów i usług (VAT).

Podkreślenia wymaga, że plany jak i podawane w nich kwoty orientacyjne mogą ulegać z czasem zmianie (aktualizacja treści planów).

Wartość szacunkowa zamówienia

Najistotniejsza w toku postępowania wartość obok kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Jak ustawodawca wskazał w art. 28 ustawy Prawo Zamówień Publicznych: „Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością”. Jak wskazuje przytoczony przepis, jest to kwota netto, bez podatku VAT.

Wartość szacunkowa ustalana jest nie wcześniej niż odpowiednio 3 miesiące (usługi, dostawy) lub 6 miesięcy (roboty budowlane) przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Wartość szacunkowa, w przypadku zmiany okoliczności przed wszczęciem postępowania, może również ulec zmianie. Jest ona ustalana zarówno na podstawie kalkulacji wewnętrznych zamawiającego, informacji uzyskiwanych przez zamawiającego z rynku, jak i zapytań do potencjalnych wykonawców.

Wartość szacunkowa stanowi kwotę o tyle doniosłą, że zależy od niej czy do postępowania na dane zamówienie w ogóle będą miały zastosowanie przepisy ustawy Pzp, oraz jakim trybie powinno toczyć się postępowanie. Celowe zaniżanie wartości zamówienia czy niezasadne jego dzielenie, tak aby zastosować inny tryb postępowania lub uniknąć stosowania przepisów ustawy Pzp stanowi naruszenie ww. zasad, i w skrajnych przypadkach może stanowić podstawę odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Zwyczajowo wartość szacunkowa zamówienia nie jest podawana do wiadomości publicznej. Zdarzają się jednak przypadki, gdy zamawiający wskazuje powyższą kwotę w dokumentacji postępowania (ogłoszeniu lub SWZ).

Warto podkreślić, że kwota ta nie tylko stanowi podstawę do ustalenia trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale również punkt odniesienia do wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień ceny. Jeśli bowiem cena ofertowa jest niższa o 30% od wartości szacunkowej zamówienia powiększonej o podatek VAT, zamawiający powinien wezwać takiego wykonawcę do wyjaśnienia zaoferowanej ceny realizacji zamówienia.

Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia

Od wartości szacunkowej odróżnić należy kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia (budżet zamawiającego). Jest to kwota, jaką zamawiający podaje najpóźniej przed otwarciem ofert (na ogół dzieje się to po upływie terminu składania ofert, a przed ich otwarciem). Stanowi ona kwotę, jaką zamawiający przewiduje w momencie otwarcia przeznaczyć na realizację zamówienia (mającą wyrażać jego aktualne możliwości finansowe) i niekoniecznie pokrywała się ona będzie z wartością szacunkową zamówienia. Jest to kwota brutto, zawierająca podatek od towarów i usług.

Jeżeli oferty wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu mieszczą się w ustalonym budżecie, zamawiający kontynuuje badanie takich ofert i wybiera spośród nich najkorzystniejszą. Jeśli natomiast, cena każdej ze złożonych ofert przekracza budżet lub oferty mieszczące się cenowo w budżecie podlegają odrzuceniu z innych przyczyn, wówczas zamawiający staje przed decyzją co do podwyższenia kwoty budżetu do ceny ofertowej najwyżej ocenionej oferty albo unieważnienia postępowania z powodu braku wystarczających środków.

Kwota, jaką zamawiający przeznaczy na realizację zamówienia

Jeśli oferta najwyżej oceniona przekracza budżet zamawiającego, może on zdecydować o podwyższeniu budżetu do ceny oferty najwyżej ocenionej. Wówczas mamy do czynienia z kwotą, jaką zamawiający przeznaczy na realizację zamówienia, równą cenie ofertowej najwyżej ocenionej oferty. Zastosowanie takiego rozwiązania ustawodawca uzależnia od możliwości finansowych zamawiającego.

Podsumowując, można wyróżnić następujące wartości, wpływające na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1. Orientacyjną wartość zamówienia – wartość netto podawaną publicznie w planach zamówień, mogącą skupiać wartość wielu postępowań objętych jednym projektem,
2. Wartość szacunkową zamówienia – wartość netto stanowiąca podstawę do ustalenia trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zasadniczo niepodawana do wiadomości publicznej, ustalana przed wszczęciem postępowania, która powinna stanowić punkt odniesienia do ewentualnego wezwania wykonawcy do wyjaśnień ceny,
3. Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia – podawana publicznie najpóźniej przed terminem otwarcia ofert (na ogół po upływie terminu składania ofert), wyznacza budżet zamawiającego przeznaczony na realizację zamówienia,
4. Kwota, jaką zamawiający przeznaczy na realizację zamówienia – jeśli cena oferty najwyżej ocenionej przekracza budżet zamawiającego, w razie możliwości finansowych zamawiającego, może on zrównać kwotę budżetu na realizację zamówienia z kwotą oferty najwyżej ocenionej.