Chcesz wystartować w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, pobierasz dokumentację zamówienia, sprawdzasz przedmiot zamówienia i wypełniasz formularz postępowania. Taka kolejność działań może na starcie kosztować stratę nawet kilku godzin Twojej pracy.
Dlaczego? Ponieważ prawdopodobnie nie sprawdziłeś, czy spełniasz warunki udziału w postępowaniu postawione wobec Ciebie przez zamawiającego. Ponadto, może zdarzyć się również, że pewne wymagania postawione wobec oferowanych przez Ciebie usług, dostaw czy robót budowlanych będziesz musiał udowodnić już na etapie składania ofert.
Z tego artykułu dowiesz się czym są:
- Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
- Podmiotowe środki dowodowe (dokumenty podmiotowe),
- Przedmiotowe środki dowodowe (dokumenty przedmiotowe).
Warunki udziału
Pierwsze z czym powinieneś zapoznać się oprócz przedmiotu zamówienia to warunki udziału w postępowaniu ustalone przez zamawiającego w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Warunki udziału mają (przynajmniej w założeniu ustawodawcy) zapewnić realizacji zamówienia przez wykonawcę, który gwarantuje odpowiedni potencjał do prawidłowego wykonania tego zamówienia. Objawiać się to ma przede wszystkim w posiadaniu odpowiedniego doświadczenia wykonawcy, wykwalifikowanej kadry, stabilnej sytuacji finansowej czy posiadania odpowiednich uprawnień do prowadzenia konkretnej działalności gospodarczej. Są to zatem warunki stawiane bezpośrednio wobec wykonawcy, a nie oferowanych przez niego rozwiązań.
Warunki dotyczące doświadczenia wykonawcy formułowane są na ogół poprzez oczekiwanie aby wykonawca uprzednio zrealizował usługi, dostawczy czy roboty podobne do objętych aktualnym zamówieniem. Okres, w którym miało dojść do uzyskania doświadczenia (realizacji wcześniejszego zamówienia) może zostać ograniczony w zależności od przedmioty zamówienia np. do ostatnich 3 lat. Zamawiający może w warunkach udziału wymagać również, aby wcześniejsze zamówienie było realizowane przez odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, co będzie wiązało się z oczekiwaniem wskazania takich pracowników na etapie postępowania. Istotne jest przy tym aby warunki dotyczące zdolności techniczne lub zawodowej były proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i z nim związane.
Przykładowo, jeśli wartość szacunkowa zamówienia na transport obiektów została ustalona na 400 000,00 zł, za proporcjonalny można uznać warunek udziału, aby wykonawca w ostatnich 3 latach zrealizował co najmniej 2 transporty o minimalnej wartości usługi 200 000,00 zł każda. O nieproporcjonalności można mówić, jeśli zamawiający będzie wymagał doświadczenia np. przy 3 lub więcej takich transportach lub aby każda taka usługa miała wartość co najmniej 300 000,00 zł.
Inny rodzaj warunków stanowią te dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej, które w pewien sposób mają gwarantować realizację zamówienia przez wykonawcę nie mającego problemów finansowych (m.in. gwarantującego zapłatę na czas wynagrodzeń swoim pracownikom lub podwykonawcom, posiadającym odpowiednie zabezpieczenie realizacji zamówienia). Powyższy warunek udziału może dotyczyć odpowiedniego poziom minimalnych rocznych przychodów wykonawcy czy posiadania ubezpieczenia OC od prowadzonej działalności gospodarczej.
Ostatnie dwie grupy warunków udziału stanowią warunki dotyczące posiadania przez wykonawcę zdolności do występowania w obrocie oraz uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej. Warunki mogą być związane z wpisem do odpowiedniego rejestru działalności zawodowej (np. radców prawnych) lub posiadaniem odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. licencji na transport międzynarodowy jeśli zamówienia dotyczy takiego transportu).
Jeżeli okazuje się, że nie spełniasz warunków udziału w postępowaniu, nie oznacza to jeszcze, że powinieneś odpuścić sobie udział w postępowaniu. Możesz zawnioskować do zamawiającego o obniżenie poziomu warunków udziału w ramach wyjaśnień SWZ, w szczególności gdy warunek jest nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia. W przypadku nieproporcjonalności warunku lub braku jego związku z przedmiotem zamówienia zasadne będzie również rozważenie zaskarżenie tej kwestii do Krajowej Izby Odwoławczej. W taki przypadku ważne jest, aby działać niezwłocznie (czas na złożenie wniosków do SWZ, na który zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć, jak i odwołania do KIO od warunków udziału jest ograniczony ustawowo).
Podmiotowe środki dowodowe
Nierozerwanie związane z warunkami udziału są dokumenty podmiotowe, które wykonawca składa na potwierdzenie spełnienia warunków. Podmiotowe środki dowodowe mają szersze zastosowanie, niż tylko potwierdzenie spełnienia warunków udziału, ponieważ mają na celu również potwierdzenie, że nie będziesz podlegał wykluczeniu z postępowania (zamawiający na katalog podstaw wykluczenia ma znacznie bardziej ograniczony wpływ, niż na treść warunków udziału).
Katalog dokumentów podmiotowych został również ograniczony poprzez przepisy odpowiedniego rozporządzenia, którego treści zamawiający powinien się trzymać. Dokumenty podmiotowe na potwierdzenie warunków udziału można podzielić na oświadczenia własne wykonawcy oraz dokumenty wystawiane przez podmioty trzecie.
Do oświadczeń własnych wykonawcy można zakwalifikować przede wszystkim przygotowywane samodzielnie przez wykonawcę wykazy usług/dostaw/robót oraz wykazy osób, które w założeniu mają być delegowane do realizacji zamówienia.
Z kolei dokumenty wystawiane przez podmioty trzecie stanowią przede wszystkim referencje potwierdzające prawidłową realizację wcześniejszych usług/dostaw/robót powołanych przez wykonawcę w wykazie, wystawiane przez zamawiającego, na rzecz którego realizowane było zamówienie. Mogą to być również wydawane przez organy publiczne zezwolenia, licencje czy koncesje wymagane do wykazania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Istotne jest, aby zadbać o wcześniejsze uzyskanie odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wystawianych przez podmioty trzecie, ponieważ zamawiający wymaga ich złożenia w określonym przez siebie terminie, a ich uzyskanie od podmiotów trzecich może okazać się czasochłonne.
Warto podkreślić, że dokumenty te zwyczajowo są wymagane przez zamawiającego na etapie badania ofert, przy czym zdarza się, że zamawiający wymaga ich złożenia już wraz z ofertą.
Przedmiotowe środki dowodowe
Kwestię spełnienia przez wykonawcę warunków udziału i złożenia wymaganych na tę okoliczność podmiotowych dokumentów należy odróżnić od kwestii zgodności oferowanych przez wykonawcę rozwiązań (usług/dostaw/robót) z warunkami zamówienia i wymaganych na tę okoliczność przedmiotowych środków dowodowych.
Zamawiający może badać zgodność oferowanych rozwiązań z warunkami zamówienia bez jednoczesnego oczekiwania złożenia przedmiotowych środków dowodowych. W takim przypadku wystarczające okazać się może określenie przez wykonawcę proponowanych rozwiązań w formularzu ofertowym (np. poprzez wskazanie modelu lub typu oferowanych urządzeń, określenie zastosowanych technik realizacji zamówienia lub posiadanie określonych cech).
Co istotne przez warunki zamówienia, zgodnie z ich definicją z art. 7 pkt 29 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, należy rozumieć nie tylko warunki dotyczące zamówienia samego w sobie ale również dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia. Jest to o tyle istotne, że może przykładowo okazać się, że rozwiązanie będące przedmiotem przyszłego zamówienia powinno być już zaoferowane jako gotowe na etapie składania ofert, zamiast powstać w toku realizacji przyszłego zamówienia (tak m.in. orzeczono w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej o sygn. akt: KIO 1054/24).
Dokumenty przedmiotowe związane są nie z doświadczeniem czy sytuacją finansową wykonawcy, ale z oferowanymi przez wykonawcę usługami/dostawami/robotami (m.in. posiadanymi przez nie właściwościami czy sposobem ich realizacji). Dokumenty przedmiotowe są składane na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria. Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria. Służyć one mogą również do uzyskania dodatkowej punktacji w ramach pozacenowych kryteriów oceny ofert.
Wyżej wymienione środki przedmiotowe, w odróżnieniu od środków podmiotowych, składane są wraz z ofertą, a możliwości ich uzupełnienia są bardziej ograniczone niż w przypadku dokumentów podmiotowych i zależą od przewidzenia możliwości takiego uzupełnienia w dokumentacji postępowania. Również od powyższej zasady bywają wyjątki, gdyż zdarza się, że zamawiający wzywa o złożenie dokumentów przedmiotowych na późniejszym etapie postępowania, przykładowo po wyborze najkorzystniejszej oferty a przed podpisaniem umowy.
Podkreślenia wymaga, że nie w każdym postępowaniu o udzielenie zamówieniu publicznego Zamawiający stawia warunki udziału i wymaga złożenia przedmiotowych czy podmiotowych środków dowodowych. Niemniej warto na wstępie zweryfikować ich ustalenie i wymaganie przez zamawiającego, aby uniknąć spornych sytuacji na etapie badania oferty przez zamawiającego.
Reasumując:
- Warunki udziału, podmiotowe środki dowodowe oraz przedmiotowe środki dowodowe mogą być ustalone w postępowaniu przez zamawiającego i będzie od nich zależała możliwość późniejszego uzyskania zamówienia,
- Warunki udziału oraz dokumenty podmiotowe dotyczą wykonawcy,
- Warunki udziału powinny być proporcjonalne do przedmiotu zamówienie i związane z nim,
- Istnieje możliwość wnioskowania o obniżenie warunków udziału w postępowaniu,
- Podmiotowe środki dowodowe są na ogół składane na wezwanie zamawiającego po otwarciu ofert, istnieje możliwość ich uzupełnienia,
- Podmiotowe środki dowodowe mogą stanowić oświadczenia własne wykonawcy ale również dokumenty wystawiane przez podmioty trzecie, w tym instytucje publiczne, zatem warto je uzyskać z odpowiednim wyprzedzeniem,
- Przedmiotowe środki dowodowe dotyczą oferowanych przez wykonawcę usług/dostaw/robót budowlanych,
- Dokumenty przedmiotowe są składane na ogół wraz z ofertą, a możliwości ich uzupełnienia są ograniczone (a w niektórych przypadkach wręcz niemożliwe).