Ostatnio rozmawialiśmy o tym, jak nie stracić szansy na uzyskanie zamówienia z powodu braku utrzymania ciągłości wadium przez cały okres związania ofertą.

Ale to nie jedyne formalności, które mogą pogrzebać Twoją ofertę – i to jeszcze zanim zostanie otwarta! Niektóre ryzyka pojawiają się dużo wcześniej, jeśli przeoczysz terminy wskazane w dokumentacji postępowania.

O czym mowa? O obowiązkowej wizji lokalnej lub obowiązku sprawdzenia istotnych dokumentów na miejscu u zamawiającego. Brzmi banalnie? A jednak brak tych kroków to częsty powód odrzucenia ofert. Gdzie i kiedy zachować czujność aby uniknąć odrzucenia oferty z powyższych powodów?

W tym artykule dowiesz się:

1. Jakie są zasady przeprowadzenia wizji lokalnej w postępowaniu,
2. Jakie są zasady przeprowadzenia sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia na miejscu u zamawiającego,
3. Jakie są konsekwencje obowiązkowej wizji lokalnej oraz zapoznania z niezbędną dokumentacją i jak ich uniknąć.

Zasady przeprowadzenia wizji lokalnej w postępowaniu

Wizję lokalną można najprościej określić jako oględziny miejsca realizacji zamówienia, miejsca, które jest przedmiotem zamówienia (np. budynek podlegający remontowi) lub rzeczy/infrastruktury znajdującej się w miejscu realizacji zamówienia. Kwestia określenia obowiązku odbycia wizji lokalne lub sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia na miejscu u zamawiającego została opisana w treści zaledwie jednego przepisu – art. 131 ustawy Pzp.

Z treści przepisu wynika, że zamawiający ustala odbycie wizji jako:

1. możliwość – zamawiający nie wymaga od wykonawcy odbycia wizji w celu późniejszego złożenia oferty; wykonawca może złożyć ofertę pomijając odbycie wizji, za brak odbycia której nie spotka go sankcja w postaci odrzucenia oferty (co najwyżej traci w takim przypadku możliwość bardziej precyzyjnego zapoznania się z przedmiotem zamówienia, co może wpłynąć na wycenę oferty),
2. obowiązek – zamawiający wymaga od wykonawcy odbycia wizji w celu późniejszego złożenia oferty, a brak jej dobycia będzie skutkował odrzuceniem oferty takiego wykonawcy z postępowania; wizja będzie obowiązkowa jedynie w przypadku, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia.

Zastosowanie obowiązkowej wizji lokalnej w postępowaniu nie zależy wyłącznie od uznaniowej decyzji zamawiającego. Odbycia wizji będzie obowiązkowe wyłącznie w przypadkach, w których uzasadnia to specyfika przedmiotu zamówienia. Chociaż uzasadnienie wprowadzenia powyższych obowiązków będzie każdorazowo zależne od okoliczności przetargu, specyfika zamówienia musi być na tyle niestandardowa, aby nie pozwalała na zapoznanie z przedmiotem zamówienia powszechnymi kanałami np. na podstawie dokumentacji zamieszczonej na stronie internetowej zamawiającego. W komentarzu UZP do ustawy Pzp powołany został na taką okoliczność przykład renowacji lub konserwacji zabytku.

Jeżeli zatem w sytuacji, w której nie będzie to konieczne ze względu na specyfikę zamówienia, zamawiający ustanowi w postępowaniu wymóg odbycia wizji lokalnej, zaistnieje podstawa do zakwestionowania takiego nadużycia w ramach odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. W takim przypadku odwołanie powinno być złożone w terminie 5/10 dni (w zależności od wartości zamówienia) od zamieszczenia dokumentacji postępowania na stronie internetowej Zamawiającego.

Zarówno informacja o obowiązku odbycia wizji, jak i konsekwencjach braku wzięcia w niej udziału powinny zostać określone w dokumentacji postępowania. W doktrynie autorów komentarzy podnosi się, że zamawiający winien opisać szczegóły dotyczące przeprowadzenia wizji lokalne w sposób precyzyjny. W przypadku przewidzenia w dokumentacji postępowania przeprowadzenie wizji lokalnej termin składania ofert musi być odpowiednio dłuższy od ustawowych terminów minimalnych (nie określono o ile dłuższy) i pozwalać na zapoznanie się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty (w tym przypadku uzyskanymi w trakcie wizji lokalnej). Powyższe dotyczy zarówno przypadku obowiązku odbycia wizji przez wykonawcę, jak i przypadku gdy wizja taka nie jest obowiązkowa.

Ogólna treść przepisu art. 131 ust. 2 ustawy Pzp sprawia, że powstały liczne wątpliwości interpretacyjne związane ze sposobem odbycia obowiązku przejścia wizji lokalnej. Ustawodawca m.in. nie precyzuje kto ze strony danego wykonawcy powinien wziąć udział w wizji lokalnej aby potwierdzić odbycie wizji przez wykonawcę – czy musi to być wykonawca osobiście lub członek jego organów lub odpowiednio umocowany pełnomocnik? W tym zakresie wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 8 listopada 2023 r., sygn. akt: 3030/23, wskazując, że: „nie chodzi o literalnie osobisty udział spółki kapitałowej, co jest fizycznie niemożliwe, lecz udział przez osoby reprezentujące tę osobę prawną, piastujące funkcję organu w postaci zarządu, prokurenta lub pełnomocników”

Dyskusyjna będzie też kwestia wyznaczenia terminu przeprowadzenia wizji – czy zamawiający powinien wyznaczyć w dokumentacji konkretny termin, czy też przeprowadzić wizję każdorazowo na wniosek zainteresowanego podmiotu. Z jednej strony nawet w przypadku określenia w dokumentacji postępowania konkretnego terminu odbycia wizji zamawiający nie powinien odmówić przeprowadzenia dodatkowego terminu wizji względem wykonawców, którzy nie mogli odbyć wizji w pierwotnie wyznaczonym terminie (w szczególności, gdy w pierwotnym terminie wziął udział wyłącznie jeden wykonawca). Z drugiej strony natomiast takie każdorazowe wyznaczanie dodatkowych terminów wizji mogłoby doprowadzić finalnie do przedłużania terminu składania ofert (wszak termin składania ofert powinien być na tyle długi, aby pozwalał na przygotowanie oferty zgodnie z uzyskanymi w trakcie wizji informacjami).

Zasady przeprowadzenia sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia

O ile obowiązek przeprowadzenia wizji lokalnej może być w pełnych sytuacjach uzasadniony koniecznością zapoznania się z miejscem realizacji przedmiotu zamówienia, o tyle w dobie powszechnej cyfryzacji postawienie przez zamawiającego obowiązku sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego wydaje się na pierwszy rzut oka wymogiem archaicznym i nadmiarowym. Na ogół nie ma bowiem przeciwskazań, aby udostępnić istotne dokumenty w formie cyfrowej, po uprzednim odebraniu od wykonawcy oświadczenia o zachowaniu poufności. Ustawodawca ani przedstawiciele doktryny nie określają jak charakter kluczowych dokumentów postępowania może uzasadniać konieczność zapoznanie się z nimi na miejscu u zamawiającego. Postawienie powyższego obowiązku wydaje się ewentualnie tłumaczyć sytuacja, w której dokumenty wymagające zapoznania mają taki stopień poufności, który ma swoje podstawy w odrębnych przepisach i wyklucza wysłanie dokumentów wykonawcy w formie elektronicznej czy nawet papierowej, nawet po złożeniu przez wykonawcę oświadczenia o zachowaniu poufności.

Ponieważ instytucja sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego została opisana w jednym przepisie z wizją lokalną, zastosowanie do niej będą miały odpowiednie regulacje i rozważania jak dotyczące wizji lokalnej. Podobnie jak w przypadku wizji lokalne, sprawdzenie istotnych dokumentów na miejscu u zamawiającego będzie stanowiło zgodnie w ustaleniami w dokumentacji postępowania: możliwość albo obowiązek wykonawcy (w tym ostatnim przypadku brak spełnienia wymogu będzie wiązał się z odrzuceniem oferty). W przypadku zastosowania powyższej instytucji termin składania ofert powinien zostać odpowiednio wydłużony.

Z uwagi na brak szczegółowego uregulowania, wątpliwości budzi kwestia konkretyzacji dopuszczenia zainteresowanych wykonawców do sprawdzenia kluczowej dokumentacji postępowania (czy zamawiający powinien określić ramy czasowe, w których taki wgląd jest możliwy, czy powinno dobywać się to każdorazowo na wniosek zainteresowanego wykonawcy).

Konsekwencje brak odbycia obowiązkowej wizji lub zapoznania z niezbędną dokumentacją

Jak wynika z art. 226 ust. 1 pkt 18) ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona bez odbycia wizji lokalnej lub bez sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, w przypadku, gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia.

Ponieważ postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest wysoko sformalizowane, każde tego typu uchybienie może nieść ze sobą konsekwencje w postaci odrzucenia oferty z przetargu. Sankcja w postaci odrzucenia oferty z powodu braku odbycia wymaganej wizji lokalnej jest określana w orzecznictwie jako jednoznaczna (wyr. KIO z dnia 8 listopada 2023 r., sygn. akt: 3030/23).

Za dyskusyjne uznać należy przesłanki, które wskazują że doszło do przewidzenia obowiązku odbycia wizji lub zapoznania z określoną dokumentacją na miejscu u zamawiającego. Przede wszystkim wymóg taki musi wyraźnie pojawić się w dokumentacji postępowania (w SWZ powinno zostać jednoznacznie wskazane, że jest to obowiązek, a nie wyłącznie możliwości). Ponadto, dokumentacja przetargowa powinna potwierdzać sankcję, jaka wiąże się z niespełnieniem wymogu tj. odrzucenie oferty. Niejednokrotnie dochodziło bowiem do sytuacji w której odwołujący zarzucał przed KIO brak odrzucenia przez zamawiającego oferty wykonawcy konkurencyjnego, który to zarzut nie podlegał uwzględnieniu ze względu na nieprzewidzenie sankcji odrzucenia oferty z uwagi na brak zapoznania się z poufną częścią dokumentacji postępowania (np. wyrok KIO z dnia 18 sierpnia 2025 r. sygn. akt: KIO 2695/25, KIO 2699/25).

Podsumowując rozważania artykułu:

1. Wizja lokalna to w skrócie oględziny miejsca realizacji zamówienia lub przedmiot zamówienia znajdującego się w miejscu realizacji zamówienia.
2. Sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia na miejscu u zamawiającego to weryfikacja dokumentacji kluczowej z perspektywy realizacji zamówienia, która z przyczyn podyktowanych specyfiką zamówienia może odbyć się tylko w na miejscu u zamawiającego.
3. Odbycia wizji lokalne lub sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia na miejscu u zamawiającego ma charakter możliwości (nie jest wymagane do złożenia ofert) albo obowiązku (jest wymagane do złożenia oferty). Informacja o możliwości albo wymogu odbycia wizji lub sprawdzenia dokumentów musi zostać wskazana w dokumentacji postępowania.
4. W przypadku postawienia obowiązku odbycia wizji lub sprawdzenia dokumentów na miejscu u zamawiającego, wymóg taki musi być uzasadniony specyfiką przedmiotu zamówienia.
5. Wizja lokalna zazwyczaj odbywa się w określonym w dokumentacji terminie, co poprzedza wniosek zainteresowanego wykonawcy o udział, przy czym nie można wykluczyć wyznaczenia dodatkowego terminu wizji na wniosek wykonawcy.
6. W związku z powyższym kluczowej jest, aby jak najszybciej zweryfikować, czy dokumentacji postępowania zawiera możliwość albo wymóg odbycia wizji lokalne lub sprawdzenia dokumentów na miejscu u zamawiającego oraz kiedy będzie miało to miejsce.
7. Niezależnie od charakteru odbycia wizji lub sprawdzenia dokumentów termin składania ofert powinien być odpowiednio wydłużony.
8. Brak odbycia wizji lokalne lub sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia na miejscu u zamawiającego, gdy mają one charakter obowiązkowy, stanowi podstawę do odrzucenia oferty z postępowania.